Die Konferenz in Bonn war vorbei – das heißt, wir sind die nächsten. Die nächsten, die die PsyFaKo ausrichten werden. Das heißt, jetzt geht es wirklich richtig los.

Und das ging es auch. Ab Januar haben wir uns jede Woche getroffen und besprochen was ansteht. Und da war zwischen verworrenen Ablaufplänen, Veranstaltungsgenehmigungen, Ärger mit der Raumverwaltung, Koordination des Grußwortes, der verzweifelten Suche nach Schlafplätzen und natürlich auch etwas Gossip wirklich alles dabei. Neben den wöchentlichen Treffen kamen noch monatliche Meetings mit Vereinsvertretern dazu sowie regelmäßige Treffen mit der Vereinsfinanzerin, mit der wir abstimmmen mussten, wie wir finanzielle Entscheidungen treffen können und wie wir das Geld am besten mit dem Verein abrechnen können. Denn Konferenzfinanzen sind vieles – aber nicht unabhängig. Alle Konten, die wir nutzen konnte, liefen über den Verein und so mussten wir uns immer wieder abstimmen, wie das am besten für alle Beteiligten funktionieren kann. Das war am Anfang nervig, aber irgendwann fand ich die Zusammenarbeit und den Austausch auch schön – so musste ich nicht alle finanzielle ganz allein überlegen und entscheiden.

Neben all den regelmäßigen Treffen haben wir bis zum Sommersemester auch drei Mal am Wochenende getroffen, um gemeinsam auch mit anderen Vereinsgremien an Konzepten für unsere Konferenz zu arbeiten. So hatten wir in Februar zum Beispiel Besuch von den anderen AFSen. Sowohl die Bonnies, die die letzte Konferenz ausgerichtet haben, als auch der L‘Ostblock, der die Konferenz nach uns ausrichtet waren da (& ja die hießen wirklich so), um mit uns noch einmal das Raumkonzept und den Ablauf durchzusprechen und alle offenen Fragen zu beantworten. Im März waren dann der Vereinsvorstand und der KonRat, die Außenvertretung des Vereins, da um die wichtigen Abläufe von ihrer Seite zu besprechen und auch nochmal über grundlegende Fragen zu klären, die zum Beispiel die Geschäftsordnung des Vereins betrafen. Bei einem weiteren Treffen nur unter uns haben wir dann noch eine Videoreihe für Social Media gedreht.

Kurz gesagt – wir haben uns in der Zeit wirklich oft getroffen und das war manchmal auch anstrengend. Aber je länger ich dabei war und je länger wir alle zusammenarbeiten konnten, desto mehr sind mir die Menschen auch ans Herz gewachsen und ich habe die gemeinsame Zeit sehr genossen. Es gab immer etws zum Lachen und die Arbeit an der Konferenz hat uns als Gruppe echt zusammengeschweißt. Und so verging die Zeit & viel schneller als gedacht stand schon das Sommersemester vor der Tür – und damit war auch unsere Konferenz nicht mehr weit.

Zum Glück hatten wir die Semesterferien genutzt und endlich unseren Sponsorenbrief verschickt, was bedeutet, dass wir pünktlich zu Semesterstart endlich nicht nur einen Finanzplan hatten, sondern auch erstes Geld, um all die Pläne umzusetzen. Aber Geld haben bedeutet eben auch, Geld zu verwalten und auszugeben. Und so schön das klingt, Spaß macht das ganz sicher nicht immer. Denn das bedeutet auch das man überlegen muss, was gerade am wichtigsten ist, wer für was als erstes Geld bekommt. Es bedeutet, dass man coole Ideen vertrösten muss, darauf achten muss, dass alles ins Budget passt. Dass man Rechnungen verwalten und dokumentieren muss (und das dauert deeeutlich länger als man denkt). Und dass man entscheiden muss, welches Material bestellt werden kann, welche Produkte gut sind und wenn man sie dann bestellt auch wo man sie die nächsten Monate lagern kann. Weil München bleibt leider München – fast niemand hat Platz Material für eine Konferenz mit 250 Teilnehmenden einzulagern. 

Und spätestens an dem Zeitpunkt, als ich nach viel hin und her zu dem Schluss gekommen bin, dass es am einfachsten ist, vieles erstmal bei mir zu lagern (ich habe Platz, ein Auto, um alles in die Uni zu transportieren und Zugang zu Geld), wusste ich, dass das kein Spaß wird. Es ist zwar (zum Glück) nicht alles bei mir gelandet, aber eben doch ein beträchtlicher Teil. Und so war es immer wieder schön die Pakete alle die 60 Stufen zu meiner Wohnung hochzuschleppen, mich mit Online-Händlern über fehlende Rechnungen und gesperrte Konten zu streiten (& da hat Amazon leider einen äußerst inkompenten Kundendienst, die haben mir den allerletzten Nerv geraubt) und dann auch nach alle Materialien auf die wildesten Arten vor der Konferenz nach München zu bringen. Ich habe stundenlang im Auto gesessen, Material bei den anderen abgeholt und bin durch München gekurvt (aber hei – ich weiß jetzt, warum ÖPNV so sinnvoll ist). An anderen Tagen ging es bewaffnet mit einem Rollbrett in die S-Bahn und U-Bahn nur um festzustellen, dass es alles andere als einfach ist, den riesigen Berg an Kisten den man da so draufstapeln kann auch alleine bei allen Umstiegen zu manövrieren. Außerdem kam es immer wieder zu unschönen Überraschungen – mal kam die Slushmaschine um 9 Uhr morgens an der Uni an, während ich noch im Bett lag, mal wurden die Pakte an falsche Adressen geliefert (nach fucking Lübeck zum Geschäftssitz vom Verein), mal kamen Pakete beschädigt oder in der allerletzten Paketbox in ganz München an.

Und trotzdem war es irgendwie cool. Es hat Spaß gemacht, all das Material herauszusuchen, die Materialliste zu verwalten und mit den anderen zu überlegen, was wir alles mit dem Geld anstellen können – und dann die Pakete zu öffnen, als wäre es jeden Tag Weihnachten. Es war richtig schön, Geld für coole Sachen auszugeben, an denen wir und die Teilnehmenden Spaß haben würden. Und durch so mach einen Materialtranport habe ich sogar nette Begegnungen gehabt. Immer wieder haben mir wildfremde Menschen geholfen. Beim Einladen und Tragen, der SEV hat auf mich gewartet – und der Busfahrer hat mit mir mein Rollbrett entladen – und einmal wurde ich sogar mit meinem ganzen Krempel ein Stück im Auto mitgenommen. Richtig cool war auch unser Einkauf im Ikea, bei dem wir endlich Geld für Zeug ausgeben konnten, das wir uns so nie selbst kaufen würden und dann mit einem Auto voller Lagerkisten, Deko und vorallem Pflanzen (für Dankesgeschenke) zurückgefahren sind. 

Und so stand ich eine Woche vor der Konferenz „nur noch“ zwei Aufgaben gegenüber: der Metroeinkauf und das Sortieren aller Materialien in der Uni. Und das war beides – oh Wunder – ein absoluter Pain. Aber erstmal zum Metroeinkauf. Am Mittwoch vor der Konferenz ging es zu dritt ganz früh am Morgen los. „Das wird bestimmt cool und sooo lang dauert es bestimmt nicht“ – so unsere Einstellung zu Beginn. Turns out wenn man Material UND Früstückssachen UND Snacks für 250 Menschen für vier Tage kauft, ist das alles, aber NICHT entspannt. Die ersten zwei Stunden waren noch cool. Wir sind durch die Gänge gefahren und haben philosophiert, welches Zeug wir brauchen könnten und jede Menge nice Sachen in den Einkaufswagen eingeladen. Die nächsten zwei Stunden waren auch noch okay. Wir haben Snacks für unsere Helfenden gekauft und Alkohol für das Freizeitprogramm – das hat noch Spaß gemacht. Die letzten zwei Stunden aber waren die Hölle. Wir mussten OHNE Einkaufsliste Snacks für 250 Menschen einkaufen. Wir waren alle schon völlig durch. Gleichzeitig hatten wir mittlerweile VIER Einkaufswägen für DREI Personen, die alle völlig überladen waren und waren zu dem Zeitpunkt noch nicht einmal fertig. Und so mussten wir erstmal bezahlen. An der Kasse hat es ewig gedauert – wir mussten alles ausladen und wieder einladen – aber immerhin war die Kassiererin freundlich und geduldig. Und als wir endlich fertig waren und ich zu dem Zeitpunkt schon mehrere tausend Euro ärmer – ging es nochmal rein für 80kg Bananen und viel zu viele Liter Hafermilcv. Nachdem auch das geschafft war kam die nächste Herausforderung – denn so viel Material, wie auf fünf große Metroeinkaufswägen passt, passt auch mit den besten Tetris-Fähigkeiten nicht in einen Ford Kuga. Und so sind wir mit einem völlig überladenen Auto (Egal was man aufgemacht hat, es ist erwas herausgefallen) Richtung Uni gefahren – und haben eine von uns zurückgelassen, um mit den restlichen Einkäufen auf unseren Transporter zu warten. 

Nach ewigem Hin und Her war aber immerhin eines klar – ich darf in der Prof-Tiefgarage direkt an der Uni parken. Dort angekommen waren wir nur noch genervt, eigentlich wollten wir längst in der Uni sein, wir hatten noch Veranstaltungen, in die wir gehen wollten, aber es hatte ja niemand ahnen können, dass der Einkauf geschlagene SECHS Stunden dauern würde – und so haben wir das Auto vollbeladen in der Tiefgarage stehen lassen und sind erstmal in unsere Vorlesungen gegangen. 

Und nach der Vorlesung war es (leider) noch lange nicht vorbei. Immerhin hatte in der Zwischenzeit jemand das Auto ausgeladen, das war eine Erleichterung. Aber jetzt stand ein kompletter Raum voller Essen und Material – und das war völlig unsortiert und das reinste Chaos. Die nächsten anderthalb Tage habe ich also in unserem Lagerraum verbracht, bis alles umgeräumt, sortiert und beschriftet war. Das war mit Abstand die überfordernste Aufgabe in der gesamten Vorbereitung der Konferenz, denn man konnte sich in dem kleinen Raum so oder so kaum bewegen, musste ständig über Kisten steigen und alles hin – und herschieben. Umso stolzer war ich, als der Raum am Vormittag vor der Konferenz dann endlich fertig sortiert war. Währenddessen waren die Vorbereitungen und der Aufbau schon in vollem Gange. Denn in wenigen Stunden war es soweit – die ersten Teilnehmenden würden kommen.

Nachdem wir in Bochum als nächste AFS gewählt wurden – mehr dazu im letzten Beitrag – wurde mir erst so richtig bewusst, was das eigentlich bedeutet. Wir – eine Gruppe aus 10 Psychologie-Studis – würden eine Konferenz in München organisieren, auf der sich vier Tage lang 250 Fachschaftler treffen werden. Und eine Konferenz organisieren bedeutet eben viel mehr als nur einen Konferenzplan erstellen. Es bedeutet auch Sponsoren finden, Schlafplätze suchen, Essen und Getränke organisieren, Helfer anwerben, Räume buchen, ein Freizeitprogramm gestalten, sich auf ein Logo einigen, tausende Materialien bestellen, einen Antrag beim BMBF (damals noch Bundesministerium für Bildung und Forschung) betreuen, sich im dahinterstehenden Verein zu engagieren, Mails zu beantworten und und und… Kurz gesagt – es ist seeeehr viel Arbeit. Aber das Gute ist: es haben schon andere vor uns geschafft – also ist es nicht unmöglich.

Um nicht völlig den Überblick zu verlieren, haben wir uns schon ganz zu Beginn nach Themengebieten in Ressorts aufgeteilt und uns damit an vergangenen Konferenzen organisiert. Ich selbst war zuständig für „Ressourcen“ – also Finanzplanung, BMBF und Materialien, gemeinsam mit Mimi, die sich um Sponsoren gekümmert hat. Daneben gab es noch sechs andere Ressorts: Konferenzstruktur (für den Ablauf, Vortragende und Räume), Kost & Logis (für Verpflegung und Unterkünfte), Freizeit (für das Freizeitprogramm und die Party), Kommunikation (für Social Media, die Website, alle Dokumente, Mails und die Anmeldung), Vor Ort (für die Helfenden und jeglichen Kleinkram für die Konferenz) und den Konrat (für die Kommunikation mit dem Verein). 

Da unsere Wahl zur AFS kurz vor den Semesterferien und den Klausuren stattfand, haben wir uns darauf geeinigt, dass sich über die Semesterferien über seinen Bereich informiert und wir mit unserer Arbeit erst im Wintersemester so richtig loslegen. Und so war eines unserer ersten Treffen das AFS-Vernetzungstreffen in Bonn. Neben der Konferenz richtet nämlich jede AFS auch ein sogenanntes Vernetzungstreffen aus, bei dem die vorherige AFS, die aktuelle AFS und die darauffolgende AFS sich treffen, um Fragen zu klären und gemeinsam an Bereichen zu arbeiten, die aktuell noch problematisch sind. 

Vor Bonn war es nun also meine Aufgabe, alle Vereinsdokumente (des PsyFaKo e.V.s, der Verein, der hinter der Ausrichtung der Konferenz steht) zu durchstöbern, die ich zu AFS-Finanzen finden konnte. Leider sind viele Dokumente maßlos veraltet, sodass ich am Ende fast noch mehr verwirrt war als vorher. Das hat in mir ein ungutes Gefühl des Kontrollverlustes ausgelöst. Ich hatte eine Aufgabe – unsere Finanzen verwalten – und gleichzeitig keine Ahnung, was ich dafür genau tun sollte. Zum Glück konnte ich in Bonn jede Menge meiner Fragen stellen. Die Studis aus den anderen AFSen auf Bochum und Bonn waren total freundlich und ich habe mich sofort viel besser aufgehoben gefühlt, als ein Teil eines größeren Ganzen. Das hat mir für den Moment ein wenig die Sorge genommen und das Wochenende hat sogar richtig Spaß gemacht. Wir konnten eine Menge von den anderen lernen und gleichzeitig das allererste Mal ein Gefühl für den Zusammenhalt bekommen, der hinter den ganzen Konferenzen steht. Das war das erste Mal seit langem richtig schön.

Im neuen Semester ging es dann langsam „so richtig los“. Nachdem ich in den Ferien wegen Unklarheiten in unserem BMBF-Antrag schon erste sehr große Zweifel an meiner Entscheidung hatte – ich hatte bis dato kaum Ahnung von BMBF-Anträgen und Amtssprache und da wurde mir mit Zeitdruck alles auf einmal um die Ohren gehauen – es ging schließlich um über 20000€ – habe ich mich gefreut endlich wieder mit den anderen zusammenzuarbeiten. Und so sind wir dann tatsächlich in unsere eigenen Konferenzplanung gestartet. Jeder hat sich zunehmend mit den eigenen Aufgaben vertraut gemacht, wir haben stundenlang über unser Logo diskutiert (& jaaaa das ist für alles seeehr relevant), versucht, einen Termin zu finden und gemeinsame Pläne geschmiedet. Ich habe unseren Finanzplan erstellt – das war sogar richtig cool – und mich informiert, wann ich was am besten mache. So langsam hatte ich das Gefühl, besser in meiner Aufgabe anzukommen und wenigstens nicht die ganze Zeit überfordert zu sein, sondern nur zwischendurch, wenn ich wieder auf etwas gestoßen bin, was ich noch nie gehört habe, was aber unfassbar wichtig sein musste. Aber obwohl ich langsam besser wusste, was ich genau machen muss, habe ich mich immer mehr gefragt, wofür ich das alles eigentlich mache. Ich war selbst nie auf einer Konferenz und konnte mir nicht so richtig vorstellen, dass das wirklich richtig cool wird und dass sich all der Aufwand lohnen würde. Denn aufwendig war es auf jeden Fall – und ich war mir nicht hundertprozentig sicher, ob das nicht alles eine massive Zeitverschwendung war. 

Um diese Frage zu beantworten (& auch weil sieben von zehn Menschen aus unserer AFS noch nie auf einer Konferenz waren – wir also die ganze Zeit Ideen aus dem leeren Raum sammeln) ging es im November 2024 dann los zu meiner allerersten PsyFaKo nach Bonn – der letzten Konferenz vor unserer eigenen im Juni 2025. Und um es kurz zu sagen: es war richtig richtig toll. Wir konnten dort eine Menge darüber lernen, wie eine Konferenz abläuft. Wir konnten uns als Team nochmal besser finden und Fragen klären. Wir konnten Kontakte zu anderen Fachschaften knüpfen. Und vor allem habe ich so richtig gemerkt, was für eine tolle Gemeinschaft auf einer Konferenz eigentlich entstehen kann und wie schön es sich anfühlen kann, ein Teil davon zu sein. Natürlich besteht eine solche Konferenz zu großen Teilen aus Plenas, Fachvorträgen oder anderen inhaltlichen Angeboten. Aber es ist für viele Menschen dort eben noch so viel mehr als nur eine inhaltliche Veranstaltung. Es bedeutet Freundschaften knüpfen und einander wiedersehen und vor allem Gemeinschaft – und das hat mir wirklich gut gefallen. 

Und wenn ich eins aus Bonn mitgenommen habe, dann ist es das folgende: uns wird im nächsten halben Jahr vor unserer Konferenz scheiße viel Arbeit erwarten – das kann man nicht schöner sagen – aber es wird sich lohnen, für all die Menschen, die dorthin kommen und sich darauf freuen – für das Gefühl dahinter. Und das allererste Mal habe ich mich tatsächlich und aus vollem Herzen auf die Konferenz gefreut.